Warum Werkzeuge, Systeme und Prozesse wichtig sind

Werkzeuge, Systeme und Prozesse sind das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Du wirst sicherlich kein längerfristig erfolgreiches Unternehmen finden, das nicht wichtige Systeme implementiert hat, wichtige Prozesse rigide einhält und diese fortlaufend optimiert sowie über einige zentrale Werkzeuge verfügt.

Aus meiner Sicht ist die Website das wichtigste Marketingwerkzeug für Selbständige. Auf keiner anderen Plattform kann man sich, sein Geschäft und sein Angebot besser präsentieren. Trotzdem haben viele Selbständige nach wie vor keine Website oder eine Website, die ihnen nicht bei der Interessentengewinnung hilft.

Werkzeuge, Systeme und Prozesse helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten

Mit Prozessen und Systemen sowie den dazu passenden Werkzeugen kann man einen Großteil der täglichen Routinearbeit viel effizienter erledigen. Dies gibt einem den zeitlichen Freiraum für andere, wichtigere Aufgaben. Aber dies ist nur der erste Schritt. Denn wenn man klare Prozesse für bestimmte Aufgaben definiert hat, kann man diese auch komplett an andere Personen abgeben.

Leider verwenden viele Selbständige kaum Systeme und klar definierte Prozesse. Der Grund ist, dass sie lieber Arbeiter, als Unternehmer sein wollen. Die bekannten Arbeiten zu verrichten gibt ihnen Sicherheit, da sie diese kennen. Als Unternehmer bewegen sie sich immer am Rand ihrer Komfortzone – oder außerhalb. Dies ist zwar wichtig, um zu wachsen, man fühlt sich dabei aber nicht wohl. Schließlich muss man etwas tun, was man noch nicht beherrscht.

Aber es gibt noch einen anderen Grund: Wenn Selbständige keine Prozesse und Systeme nutzen, dann können sie immer argumentieren, dass sie dringend gebraucht werden. Sie sind dann unabkömmlich. Deshalb können sie sich (leider) nicht um ihr Marketing und die Gewinnung von mehr Interessenten und Kunden kümmern.

Welchen Weg man folgen möchte, kann jeder Selbständige für sich entscheiden. Aus meiner Arbeit mit Selbständigen kann ich dir versichern, dass du mit den richtigen Werkzeugen, Prozessen und Systemen ein hohes Maß an Freiheit gewinnst, wenn du diese richtig einsetzt.

Blitzscaling

Wenn du Zeit hast, dann schau dir doch einmal auf YouTube die Videos zum Thema „Blitzscaling“ an. Es geht dabei um Unternehmen, wie z.B. AirBnB, YouTube, SurveyMonkey, LinkedIn, Google und VMware. Dies sind heute Weltunternehmen. Am Anfang waren sie jedoch so klein, wie jedes andere Unternehmen

In diesen Videos hörst du von ihren Gründern, CEOs und Investoren, was aus deren Sicht wirklich wichtig war. Aber auch welche Fehler sie gemacht haben.

Es geht dabei immer wieder um diese Themen:

• Was ist der richtige Markt?
• Welches Angebot befriedigt ein bestimmtes Bedürfnis am Besten?
• Welche Werkzeuge, Systeme und Prozesse sollen eingesetzt werden, um ein schnelles Wachstum des Unternehmens zu ermöglichen.

Nichts von dem, was in diesen Unternehmen gemacht wurde, hätte nicht auch von einem anderen Unternehmen durchgeführt werden können. Allerdings bedarf es dafür der Bereitschaft und dem Willen, dies zu tun, und das erforderliche Durchhaltevermögen.

Weißt du, was all diese Gründer und Unternehmen als Erstes gemacht haben? Häufig sogar lange bevor sie ihr Angebot definiert hatten? Sie haben eine Website erstellt, mit der sie sich, ihre Ideen und dann auch ihr Angebot ihrem Markt vorstellen konnten. Ja, sie haben ihre Website selbst erstellt. Weil ihnen klar war, dass dies ihr wichtigstes Werkzeug für die Interessenten- und Kundengewinnung ist. Ein Werkzeug, mit dem sie arbeiten und das sie fortlaufend optimieren werden. Viele Selbständige können dies leider nicht.

Werkzeuge, Prozesse und Systeme sind entscheidende Erfolgsfaktoren

Wenn du keine Werkzeuge, Prozesse und Systeme für deine Arbeit einsetzt, dann wirst du für viele Routinetätigkeiten sehr viel Zeit brauchen. Und dein Geschäft wird sich höchstens linear zu deinem eigenen Zeiteinsatz entwickeln. Dieser ist jedoch klar begrenzt.

Ich bin immer wieder erstaunt, wie intensiv z.B. Übersetzer über die Verwendung von elektronischen Wörterbüchern und anderen hilfreichen Programmen kommunizieren. Aber in kaum einer Diskussion kommt das Thema „Was sind die besten Hilfsmittel für die Interessenten- und Kundengewinnung“ oder „Was sind die wichtigen Prozesse für die Interessenten- und Kundengewinnung“ auf.

Ich habe dir hier die Beispiel von 3 erfolgreichen Unternehmen. Alle 3 waren einmal vergleichbar mit vielen ihrer Wettbewerber. Was sie unterschied, war der Wille und die Bereitschaft, Werkzeuge, Prozesse und Systeme zu verwenden, mit denen sie ihr Geschäft in der bestmöglichen Weise entwickeln können.

1. Beispiel: McDonald´s und das Speedy-System

Hast du einmal die Geschäftszahlen von McDonald´s und Burger King verglichen? Das Ergebnis eines durchschnittlichen McDonald´s Restaurants war im Jahr 2016 fast dreimal so hoch, wie das Ergebnis eines durchschnittlichen Burger King Restaurants. Obwohl beide im gleichen Geschäft tätig sind und die Filialen meist nicht weit auseinander liegen.

Der wesentliche Unterschied kommt durch das Marketing sowie die Systeme und Prozesse, mit denen die Arbeit im Restaurant durchgeführt wird.

Bevor McDonald´s in den 60er Jahren sein berühmtes Speedy-System entwickelte, war es ein ganz normales Drive In-Restaurant, das Hamburger anbot. Identisch mit einer großen Anzahl anderer Drive In-Restaurants. Jeder Eigentümer eines solchen Restaurants hätte  dasselbe machen können, wie die Gründer von McDonald´s. Aber sie machten es nicht. Auch dann nicht, als sie den Erfolg von McDonald´s sahen. Warum? Weil sie das Selbstverständnis eines Geschäftsinhabers und nicht eines Unternehmers hatten.

Falls du wissen möchtest, was der Unterschied zwischen einem Geschäftsinhaber und einem Unternehmer ist, dann schau dir diesen Artikel an:„Bist du der Inhaber eines Geschäfts oder bist du ein Unternehmer?“

2. Beispiel: Henry Ford und die Montagelinie

Was brachte den Durchbruch für Henry Ford?

Die meisten Menschen kennen Henry Ford als den Erfinder der Montagelinie bzw. der Serienproduktion und sehen darin die Ursache für den Erfolg. Die Montagelinie selbst hätte es jedoch nicht gebracht. Henry Ford hat auch als Erster einen Logistik-Prozess zur Belieferung der Händler und Prozesse zur Beschaffung wichtiger Materialien für den Produktionsprozess entwickelt. Ohne diese vor- und nachgelagerten Prozesse hätten sich die produzierten Fahrzeuge auf seinem Hof gestapelt oder es hätte immer wieder das Material für die Produktion gefehlt.

Henry Ford hat in seinem Unternehmen auch klare Prozesse für das Marketing und den Verkauf entwickelt und die Händler in diese Prozesse mit eingebunden. Denn nur durch den erfolgreichen Verkauf der Händler war es möglich, die Montagelinie wirtschaftlich zu nutzen.

Zur Zeit von Henry Ford gab es viele Autohersteller. Sie starteten alle wie Ford als Manufaktur. Die Allermeisten blieben es. Jeder dieser Hersteller hätte das machen können, was Henry Ford machte. Aber sie taten es nicht. Warum? Aus den gleichen Gründen, die auch heute die meisten Selbständigen anführen:

• Ich habe keine Zeit.
• Ich muss mich um das Problem X, Y und Z kümmern.
• Das ist mir zu riskant.
• Ich weiß nicht, wie das geht.
• Ich bleibe lieber bei dem, was ich kenne.
• Das wird sowieso nie funktionieren.

Was sind deine Gründe? Welche Werkzeuge, Prozesse und Systeme könntest du z.B. für deine Interessenten- und Kundengewinnung einsetzen?

3. Beispiel: Fahrradverleih in San Francisco

Vor ein paar Jahren habe ich während eines Urlaubs in San Francisco zwei Geschäfte kennen gelernt, die Fahrräder verliehen. Beide befanden sich in der Innenstadt und waren auch von der Anzahl der Mitarbeiter vergleichbar.

Im ersten Geschäft arbeitete jeder Mitarbeiter so, wie er dies für richtig hielt. Alle Mitarbeiter waren engagiert, freundlich zu den Kunden und gaben sich Mühe, diese bestmöglich zu bedienen. Ein Mitarbeiter war immer für einen Kunden zuständig. Er begrüßte den Kunden, fragte nach dessen Wünschen, holte das Fahrrad aus dem Lager, stellte es ein, trug die Daten in eine Kartei ein, kassierte die Miete und die Kaution und übergab das Fahrrad an den Kunden. Dann begann der Prozess von vorne. Dies dauerte zwischen 20 und 30 Minuten.

Im zweiten Geschäft nach klar definierten Prozessen und mit den geeigneten Werkzeugen gearbeitet:

• Der Kunde wurde am Geschäftseingang von einem Mitarbeiter empfangen, der sich nach dessen Wünschen erkundigte, die Kundendaten aufnahm und ihm einen Zettel mit einem Barcode gab.
• Der nächste Mitarbeiter las den Barcode mit einem Scanner ein, nahm die Maße des Kunden auf, suchte das passende Fahrrad heraus. Jedes Fahrrad hatte ebenfalls einen Barcode, der automatisch mit den Kundendaten verknüpft wurde.
• Während das Fahrrad zu einem Mitarbeiter ging, der für das Einstellung zuständig war, ging der Kunde zur Kasse und bezahlte dort. Natürlich bei einem Mitarbeiter, der nur für die Kasse zuständig war. Seine Daten waren bereits im System und wurden über den Barcode aufgerufen.
• Sein Fahrrad bekam der Kunde außerhalb des Geschäfts übergeben. Dadurch ersparte man ihm und dem Geschäft ein unnötiges Gedränge.

Der gesamte Prozess dauerte für den Kunden ungefähr 10 Minuten. Aber auch in der Qualität der Fahrräder und der Zufriedenheit der Kunden trennten diese beiden Geschäfte Welten. Ich gehe davon aus, dass dies auch für die Profitabilität galt.

In den nächste Tagen schaute ich mir ein paar Mal die Websites beider Geschäfte an. Das erste Geschäft hatte eine Website, auf der ein paar Bilder vom Geschäft, die Adresse, die Öffnungszeiten und die Preise standen. Zusätzlich war noch ein kurzes Statement auf der Website, dass man sehr stolz auf seine Arbeit ist.

Die Website des zweiten Geschäfts hielt für die Besucher eine Fülle von interessanten Informationen bereit. Neben einer genauen Beschreibung ihrer Arbeit und der Vorteile für den Kunden gab es dort eine Vielzahl von Tourenbeschreibungen mit Angabe der Länge, Fahrzeit und Schwierigkeit. Zusätzlich gab es Beschreibungen verschiedener Aussichtspunkte und Restaurants, welche die Touren säumten. Die Touren konnte man als PDF-Dokument herunterladen. Es gab auch Links zu den Websites verschiedener Museen und Parks sowie zu den Zeitplänen der Fährverbindungen.

Es ist wohl klar, zu welchem Geschäft ich in den nächsten Tagen wieder ging und welches ich auch meinen Freunden empfohlen habe.

Von Deutschland aus beobachtete ich beide Geschäfte noch eine Weile. Während das erste Geschäft noch ein paar Jahre an diesem Standort tätig war, bevor es auf einmal verschwand, wuchs das 2. Geschäft innerhalb von wenigen Jahren zu einer großen Fahrradverleih-Kette in Kalifornien.

Dies ist die Stärke von Prozessen und Systemen. Sie ermöglichen dir, ein profitables Geschäft zu führen und dieses zu multiplizieren.

Wie sehen deine Geschäftsprozesse und Systeme aus?

Sind deine wichtigen Prozesse eindeutig definiert und festgeschrieben? Besitzt du ein Handbuch, an dem du und deine Mitarbeiter sich orientieren können?

Vielleicht denkst du jetzt, dass du dies nicht benötigst, weil du keine Mitarbeiter hast. Ich weiß aus Erfahrung, dass der Zeitaufwand für alle Prozesse, welche ich dokumentiere, sich bald halbiert. Dies liegt an der Checkliste, der Routine und den Verbesserungen ,welche mir dadurch auffallen.

Was ist der Nachteil an der Dokumentation eines Prozesses? Dies benötigte Zeit. Es dauert vielleicht fünfmal so lange, wie die eigentliche Tätigkeit selbst. Dieser Zeitaufwand ist auch für viele das Hauptargument, keine Dokumentation zu erstellen. Allerdings kommen sie dann auch nicht in den Genuss der Vorteile. Und diese addieren sich auf ein Vielfaches der ursprünglichen Investition.

Du kannst erst dann systematisch an der Verbesserung deiner Prozesse arbeiten, wenn du diese dokumentiert und klare Messgrößen für sie definiert hast. Die Alternative ist, dass du dein Geschäft nach deinem persönlichen Gespür leitest. Damit kannst du aber auch viele Aufgaben nicht an andere Personen abgeben oder musst dies fortlaufend überwachen. Damit hängt dein Geschäft auf Gedeih und Verderb an deiner Person.

Viele Menschen lieben dies. Es gibt ihnen das Gefühl, wichtig zu sein. Wenn sie einen Betrieb mit Mitarbeitern haben, dann erkennt man sie an ganz typischen Sätzen. „Ohne mich würde hier alles zusammenbrechen.“ Oder „Wenn ich mich nicht um alles kümmern würde, dann würde hier gar nichts klappen.“

Dabei übersehen sie leider, dass sie selbst der größte Bremsklotz für die Entwicklung ihres Unternehmens sind. Sie haben ein System geschaffen, für das sie unabkömmlich sind. Sie sind der Engpass, der Flaschenhals. Aber sie wollen es nicht ändern. Lieber arbeiten sie bis spät in die Nacht und 7 Tage pro Woche.

Wie sehen die Systeme und Prozesse für dein Marketing aus?

Angenommen, ich biete Selbständigen oder Geschäftsinhabern die folgende Wette an: Ich zahle jedem € 100, wenn er mir eine Beschreibung der Prozesse für seine Arbeit zeigen kann. Wenn er dazu nicht in der Lage ist, dann muss er mir € 20 bezahlen. Ich glaube, mein Verlust wäre nahe von Null.

Wenn ich ihnen dieselbe Wette für ihre Marketingprozesse anbiete, dann würde ich wohl ein sehr positives Ergebnis erzielen.

Obwohl die Prozesse für die Gewinnung von Interessenten und Kunden die wichtigsten Prozesse für ein Geschäft sind. Denn ohne Kunden hast du kein Geschäft. Und mit zu wenig Kunden bist du in existenziellen Schwierigkeiten. Egal, wie gut du deine Arbeit tust.

Dies sind Beispiele für Marketingprozesse:

• Welche Marketingaktivitäten sind für Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag geplant? Was muss dafür gemacht werden? Wer macht dies? Bis wann?
• In welchen Abständen wird regelmäßig ein neuer Blogbeitrag veröffentlicht? Wann wird der Beitrag geschrieben, redigiert, mit Bildern versehen und veröffentlicht? Was passiert nach der Veröffentlichung? Über welche Kanäle werden Interessenten darüber informiert?
• Wie sieht der Prozess zur Gewinnung von Vermarktungspartner aus?
• Wie ist der Prozess für die Gewinnung neuer Interessenten? Welche Informationen erhalten sie? In welchen Zeitabständen werden sie kontaktiert? Welche Systeme werden dafür eingesetzt?
• Wie häufig werden ehemalige Kunden kontaktiert? Über welche Kanäle soll dies erfolgen?
• Wie häufig wird die Website optimiert? Wöchentlich für kleine Änderungen und monatlich für Änderungen, die auch die Erstellung von neuen Seiten umfassen?

Das Festschreiben solcher Prozesse gibt dir die Möglichkeit, zukünftig deine Geschäftsentwicklung zu planen und zu steuern.

Die meisten Geschäftsinhaber betreiben leider ein Hoffnungs-Marketing. Sie machen etwas Marketing, wenn sie Zeit haben und hoffen, dass dies irgendwie wirkt. Oder sie lassen es gleich sein.

Ein Rezept für ruhiges Schlafen

Weißt du, wie hoch dein Umsatz im nächsten Quartal wahrscheinlich sein wird? Und was die Gründe dafür sind?

Eine gute Antwort wäre:

Mein Umsatz wird im nächsten Quartal wahrscheinlich € Z betragen, weil ich folgende Marketingmaßnahmen durchführe: A, B, C. Dadurch wird die Anzahl der Interessenten voraussichtlich um W auf insgesamt X ansteigen. Üblicherweise kaufen Y% der Interessenten mein Angebot. Deshalb gehe ich davon aus, dass mein Umsatz im nächsten Quartal € Z betragen wird.

Wenn du dein Geschäft so beschreiben kannst, dann kannst du dich Abends beruhigt ins Bett legen. Am Besten, du beginnst noch heute damit:

• Denke in Zukunft wie ein Unternehmer.
• Betrachte dein Geschäft als ein Produkt, welches du bestmöglich vermarktest und entwickelst.
• Erstelle deine Website selbst. Deine Website ist dein zentrales Marketingwerkzeug, das dir bei der Gewinnung von Interessenten hilft.
• Beginne dann ein Marketingsystem mit Prozessen und Systemen für dein Geschäft aufzubauen, das dir erlaubt, deine Geschäftsentwicklung zu planen und zu steuern.

Wenn du diese Schritte durchführst, bist du auf einem guten Weg dein Einkommen zukünftig deutlich zu steigern und mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. Wenn du Hilfe dabei benötigst, dann schicke mir eine E-Mail. Wir können dann einen unverbindlichen Gesprächstermin vereinbaren.

Ich wünsche dir viel Erfolg!

P.S.: Ich freue mich auf deine Kommentare und Fragen zu diesem Artikel.